Cos'è la firma con OTP e perché è utile alle PMI
L'OTP via SMS è il modo più semplice per verificare chi firma un documento a distanza. Ecco come funziona e perché conviene alle piccole e medie imprese.
Quando si firma un documento a distanza, la domanda chiave è sempre la stessa: chi ha firmato davvero? L’OTP — One-Time Password — è uno dei modi più pratici per rispondere a questa domanda senza complicare la vita a chi firma.
Cos’è un OTP
Un OTP è un codice monouso, valido una sola volta e per un tempo limitato. Nel contesto della firma, prima di apporre la firma il firmatario riceve un codice via SMS sul proprio numero di telefono e lo inserisce per confermare la propria identità. La firma resta così associata a quella verifica.
È lo stesso meccanismo che molte persone già conoscono dai pagamenti online o dall’accesso ai servizi bancari: familiare, veloce, senza app da installare.
Come si inserisce nel flusso di firma
Con notario il passaggio OTP è integrato nel processo:
- Il firmatario apre il documento dal link ricevuto.
- Prima di firmare, riceve un codice OTP via SMS.
- Inserisce il codice e firma dal browser.
- Il codice usato e i passaggi vengono registrati nell’audit trail allegato al documento.
Perché conviene alle PMI
Per una piccola o media impresa l’OTP offre un buon equilibrio tra semplicità e controllo:
- Nessuna frizione per il cliente: niente registrazione, niente software. Basta il telefono.
- Verifica dell’identità legata a ogni firma, utile quando si firmano contratti, NDA o preventivi con clienti nuovi.
- Tracciabilità: l’audit trail documenta il processo, così hai un riscontro ordinato di ogni firma raccolta.
In sintesi
L’OTP non complica il lavoro: aggiunge un passaggio di verifica leggero che rende la firma a distanza più solida. Per capire come si integra nel tuo processo, guarda come funziona o la pagina dedicata alle PMI.
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